ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

     La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte a los esfuerzos

de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente. El origen de la unidad de Organización y Sistemas se remonta al periodo de 1917 a 1964, cuando se inicia la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. 

     La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

     Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

     La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

  Organización y Sistemas es la Ciencia que estudia procesos administrativos y la estructura organización de un sistema. Es decir como el conjunto de actividades, funciones y técnicas que aplicadas sobre los recursos disponibles desarrollan mejores niveles de productividad, calidad, eficiencia y eficacia en la empresa y permiten el logro de los objetivos de la administración general.

       Es la unidad encargada de evaluar la operatividad o vigencia de los manuales de Organización y Sistemas, las normas y procedimientos que deben seguir, así como los formularios e instructivos que se realizan con la finalidad de agilizar y actualizar los procesos administrativos de una entidad.

    La naturaleza de las funciones de Organización y Sistemas, las cuales se clasifican: elaborar estudio diagnostico, analizar el estudio y ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.

Las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y Métodos, las cuales se denotan así:

·    Eliminación: Es la supresión de un sistemas de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.

·     Adición: Introducción nuevos sistemas o programas.

·     Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.

·  Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.

·   Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento

·    Series de tiempo: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.

·     Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o mas variable

·   Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

El personal que labora en la Unidad de Organización y Sistemas se conoce como analista, este se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales pueden ser teóricos, es decir, conocimientos de teoría de la administración y de la organización y técnicos, es decir conocimientos que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional entre otros.

• Poseer conocimientos  especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.
• Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.
• Poseer facilidades para las relaciones humanas. Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

TIPOS

     Según su formalidad:

Formales: estas organizaciones poseen sistemas y estructuras oficiales y definidas para el control, las decisiones a tomar y la comunicación. Esto lo que permite es la definición explícita de cómo y dónde se separan las actividades y personas, así como también cómo se las reúne nuevamente.

Informales: en ellas existen medios no oficiales influyentes en la toma de decisiones, el control y la comunicación.

Generalmente en una organización suelen convivir ambas características, aunque una predomine sobre la otra.

    Según el grado de centralización: 

Descentralizadas: en este tipo de organizaciones la autoridad es delegada lo mayor posible a lo largo de la cadena de mando.

Centralizadas: a diferencia de las anteriores, en estas organizaciones la autoridad de toma de decisiones está concentrada en el sector superior. A los niveles inferiores se les delega muy poca autoridad.

   Según los fines:

Sin fines de lucro: son aquellas organizaciones que no persiguen utilidades o ganancias por medio de sus actividades. Los objetivos por los que se crean tienen que ver con desempeñar algún rol o función dentro de una sociedad determinada. Aquí no sólo se ubican las organizaciones no gubernamentales, mejor conocidas como ONGs, sino también las iglesias, los servicios públicos y el ejército, entre otros

CLASIFICACIÓN

Finalidad

•  Con fines de lucro (empresas).
•  Sin fines de lucro (ONG).
• Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios (organismos gubernamentales)

     Estructura

• Formal: Estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patrón de relaciones entre sus componentes, el que conducirá al logro eficaz del objetivo en común de los individuos.
• Informal: Comprende aquellos aspectos del sistema formal pero que surgen espontáneamente en las actividades e interacciones de los participantes.

Tamaño

         Dentro de las diferentes maneras de clasificación se encuentran las de tamaño, ya sea por la producción, capital, volumen de ventas y principalmente personal ocupado. La más común es la que se basa en el número de empleados: Micro, Pequeña, Mediana, Grande.